При переводе архивов в электронный вид документы проходят через несколько этапов. На первом этапе осуществляется подготовка материалов под сканирование на промышленном сканере. Подготовка листов, довольно кропотливый процесс, они должны быть расшиты и распрямлены под распознавательное устройство, на них не должно быть скрепок и любых других металлических предметов. Так же необходимо что бы все листы были правильно ориентированы, то есть разложены в одинаковом порядке, не было перевернутых листков или с текстом в другую строну.
На втором этапе производится автоматическое сканирование документов. Оно проходит на высокоскоростных промышленных сканерах, которые оснащены специальным податчиком листов. В таком процессе очень важно задать правильные настройки, задать цветовую гамму и глубину, а так же выбрать подходящее разрешение. Чем выше разрешение и глубже задана цветность, тем качественнее получаются сканированные данные. Но при высоких параметрах документы будут обрабатываться заметно медленнее.